Por Aníbal Pérez Donis

Las PYMES deben pasar una dura prueba desde su formación hasta su etapa de consolidación, crecimiento y expansión, indudablemente influido por el hecho que la gran mayoría está afectada por un fenómeno natural … Son producto de emprendedores, hombres y mujeres de carne y hueso que ponen su espíritu y literalmente su sangre para sacar adelante su idea y visión del negocio que fundaron.Las estadísticas disponibles en Venezuela (INE del 2000 al 2004) dan cuenta de quienes han pagado las consecuencias de los cambios lastimosamente son las PYMES, ello afectando el aparato productivo y la formalidad del empleo. Registrando ese período, en solo cuatro años han desaparecido 2.125 industrias de todos los tamaños, sin embargo 98% de ellas fueron empresas catalogadas por el mismo INE como Medianas y Pequeñas empresas, es decir de 5 a 50 trabajadores en sus plantillas.

Lo curioso de todo este resultado es que, durante el 2002 de la “Huelga Petrolera” o “Paro Petrolero” no fue el año en donde se registraron las mayores pérdidas sino antes.

Aunado a ello tenemos la conocida tendencia de desaparición de las empresas en el cambio generacional o su capacidad de sobrepasar la barrera de los cinco primeros años.

La gran parábola…

La Planificación Estratégica es una alternativa coherente en tiempos de crisis, ya que permite que las organizaciones se recreen y repiensen. Es usar la expresión “Vamos a pararnos a pensar” y no “Vamos a pensar porque nos paramos”, en el último caso es probable que ya la parada sea para bajarse del bus.  Esa “parada” la vamos a realizar en el I Foro de Planificación Estratégica para PYMES y Empresas Familiares a realizarse el próximo 5 de Mayo del 2009 en FORO XXI La Castellana, Caracas, Venezuela. En el mismo se escucharán opiniones de expertos y testimonios de empresas sobre cómo la Planificación Estratégica ayuda a Fortalecer a las PYMES.

Diversos elementos pueden estar causando esta situación: desde el punto de vista del emprendedor, la formación empresarial puede ser inadecuada, de manera que los esfuerzos por adquirir conocimientos y herramientas gerenciales puede ser un modo de contribuir con el mejoramiento de la probabilidad de éxito en la carrera emprendedora; desde el punto de vista del entorno, las políticas y regulaciones pueden afectar la actividad empresarial, de modo que una estrategia de apoyo al fortalecimiento empresarial desde el sector público puede favorecer la sostenibilidad de nuestras empresas.

Un ejemplo de espacios regulatorios que ofrecen oportunidades para el fortalecimiento de las empresas lo representa la Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación. El estudio ha demostrado la limitada sofisticación tecnológica de las empresas creadas en nuestro país. Frente a esta realidad, la ley mencionada ofrece espacios para incorporar actividades de investigación y desarrollo, así como para introducir innovaciones y formar el talento que hace vida dentro de nuestras empresas. Todo esto favorece la adaptación a las necesidades de los clientes y la eficiencia de los procesos, propiciando el mantenimiento de las empresas en un mercado de competencia.

Fuente: http://blogs.eluniversal.com/2008/11/27/proem_blog_emprender-no-basta_27A2148805.shtml

Sin embargo, ¿cuántas veces en nuestros negocios prestamos atención a las “raspaduras de rodilla” y dejamos para más tarde ocuparnos de los “infartos”?

Solo por dedicarle más tiempo a lo fácil, a lo más leve, a lo más llevadero. Y lo realmente importante y serio – en este caso sería el “infarto” – lo postergamos porque resolverlo nos resulta una tarea fastidiosa, estresante y a la cual hay que ponerle mucha atención y energía. Es decir, que con bastante frecuencia priorizamos aquello que es placentero o atractivo – o que nos resulta menos trabajoso – posponiendo lo efectivamente importante. Esa actitud la adoptamos a menudo inconcientemente, por no detenernos unos minutos a analizar la importancia de cada situación y otorgarle la prioridad que cada caso merece para el cumplimiento de nuestros objetivos.

Hay un viejo chiste publicado alguna vez en el “Chicago Tribune”, donde la secretaria le lee al alto ejecutivo, a primera hora de la mañana, la agenda con los compromisos del día:

De 9 a 10 h: Pensar y garabatear papeles
De 10 a 11 h: No entran llamadas
De 11 a 12 h; Organizar el escritorio
De 12 a 14 h: Almuerzo
De 14 a 15 h: Revolver papeles
De 15 a 16 h: Cavilar, meditar, pensar en el fin de semana
De 16 a 17 h: Mirar el reloj
A las 17 h: Irse a casa (¿agotado de tanto trabajo, tal vez?)

Quizá no sea exactamente lo que nos ocurre a nosotros, pero es probable que haya alguna similitud. Evaluaremos unas simples soluciones para elaborar una agenda efectiva. Si seguimos esa agenda, no tendremos que esforzarnos tremendamente al fin del mes, para poner al día las labores postergadas.

Si logramos mantener la homogeneidad de nuestra tarea registrada en la agenda, el esfuerzo será bien distribuido a lo largo de la semana y del mes, y de tal forma nos ahorraremos sufrir el estrés de los apurones de los últimos días. Y es sabido que el estrés producido por las urgencias, denominado “síndrome de la falta de tiempo”, es una de las formas más comunes de dilapidarlo.

Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades semanales relacionadas con nuestro negocio: capacitaciones a tomar, llamadas telefónicas, reuniones con nuestro equipo, contactos con prospectos, seguimiento de los mismos, presentación de productos y del plan de negocios, visitas de posventa.

Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades programadas, separándolas en diferentes columnas según la importancia y prioridad asignada, de la siguiente manera:

Análisis de la importancia:

• Muy importante: deben realizarse sin falta.
• Importantes: deberían hacerse.
• No tan importantes: son útiles pero no imprescindibles.
• Sin importancia: pueden dejarse para más adelante.

Análisis de la urgencia:

• Muy urgentes: deben hacerse ahora.
• Urgentes: deben hacerse pronto.
• No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo.
• El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando estemos menos exigidos de tiempo.

Análisis de la delegación de actividades:

• Debo hacerlo yo.
• Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que esté capacitado para la tarea.
• Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para alguna persona nueva en el negocio que necesite aprender.
• Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que esté detenida por falta de motivación y requiera un estímulo.

Análisis de relaciones:

• Personas con quienes debo comunicarme todos los días: integrantes de mi equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren atención, seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.
• Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o clientes que requieren servicios, prospectos a quienes presenté el producto o el plan de negocios y les dejé material informativo de seguimiento.
• Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores, miembros de mi equipo que requieren ayuda técnica, miembros de mi equipo que necesitan ser estimulados.

Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas según su importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y las frecuencias de los contactos con las relaciones habituales, se facilitará la elaboración de una agenda homogénea y eficaz. De allí a componer la agenda mensual, hay tan solo un paso.

Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando pequeños espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso, suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se presente. Un transporte que llega a destiempo, un prospecto que se atrasó a una cita, un taxi que no se consigue rápidamente, una demora cualquiera puede hacer que la programación horaria se “caiga” en catarata y nuestra agenda se descalabre para todo el resto del día.

Creo que es fácil advertir que si hacemos una buena programación de cada semana, y la trasladamos a la programación mensual, toda nuestra tarea se verá enormemente facilitada.

A menudo recuerdo que el síndrome de la falta de tiempo que ya mencioné anteriormente, es uno de los factores que mayor tiempo nos hacer perder. Es la angustia que genera el hecho de correr todo el día y llegar siempre a destiempo, o dejar de cumplir el 50% de las tareas previamente programadas.

Con este sencillo método podremos bajar sensiblemente nuestro nivel de estrés, podremos cumplir nuestros objetivos con mayor eficacia y seguramente conseguiremos mejores resultados con menor esfuerzo y desgaste inútil de energías. Finalmente, disfrutaremos de un tiempo extra para nosotros mismos: recreación, lectura, esparcimiento, deporte, amigos.

Además priorizaremos lo importante y cumpliremos con lo urgente, siempre enfocados y avanzando en el sentido de nuestros objetivos y metas de negocios.

El tiempo – no lo olvidemos – es la esencia de la vida. Es la materia prima de nuestras existencias, y siempre tendrá una importancia singular, cualquiera fuese nuestra actividad. Veamos el siguiente ejercicio, muy conocido pero no por ello menos eficaz para valorar su significado:

• Si quieres saber el valor de un mes, pregúntaselo a una embarazada.
• Si quieres saber el valor de una semana, pregúntaselo a un productor agropecuario que espera ansioso la lluvia, o se le pasó el tiempo de la cosecha.
• Si quieres saber el valor de un día, pregúntaselo a un estudiante que debe dar un examen.
• Si quieres saber el valor de un minuto, pregúntale a quien perdió un vuelo.
• Si quieres saber el valor de un segundo, pregúntaselo a un corredor de Fórmula 1.
• Si quieres saber el valor de una décima de segundo, pregúntaselo a un atleta que en los juegos olímpicos ganó la medalla de plata.

Y en cuanto a los postergadotes, a quienes obsesivamente dejan todo para más adelante, no olviden que mañana es el día más ocupado de la semana, a pesar de que no conozco calendario alguno que contenga ese día: mañana.

Por: Tomás Berriolo